La mayoría de las pymes no tiene un problema de equipos: tiene un problema de memoria. La red funciona, los servidores andan, pero cómo está armado todo lo sabe una persona. El día que esa persona no está —vacaciones, un cambio de trabajo, un proveedor que se fue— cualquier falla chica se vuelve un problema grande.
Un inventario no es burocracia. Es lo que permite que cualquiera resuelva una falla, que el próximo proveedor no cobre por averiguar qué hay y que la empresa pueda crecer sin depender de nadie en particular.
No hace falta ningún software especial: alcanza con una planilla compartida y un dibujo de la red. Lo que importa es qué tiene y que esté al día.
Los equipos
Un listado de todo, con su dueño
Anotá cada equipo: servidores, computadoras, notebooks, impresoras, equipos de red. Para cada uno, como mínimo: un nombre, qué es, quién lo usa, dónde está, el modelo y cuándo se compró.
Es la base de todo lo demás. No se puede cuidar lo que no se sabe que existe, y casi siempre aparece algo que nadie recordaba.
La red, dibujada
No hace falta un diagrama profesional: un dibujo claro alcanza. Dónde entra internet, dónde está el router, qué switches hay y qué conecta cada uno, dónde están los puntos de acceso del wifi y qué redes existen —la de la oficina, la de invitados, la de las cámaras—.
Cuando algo falla, el diagnóstico arranca acá y no averiguando qué hay conectado. Un problema de minutos deja de ser uno de horas.
Lo crítico, con fecha de vencimiento
De los equipos de los que depende la operación —el servidor, el router, el firewall— anotá la antigüedad y hasta cuándo tienen garantía o actualizaciones del fabricante. Así se reemplazan antes de que fallen, con tiempo para elegir, y no después, de apuro.
Qué pasa si se corta la luz o internet
¿Hay UPS? ¿Cuánto aguanta? ¿Hay un segundo enlace de internet? ¿Qué sigue funcionando y qué se frena? Saberlo antes es la diferencia entre un susto y una operación parada.
Los accesos
Las contraseñas, en un gestor
Las contraseñas de administración —del router, de los servidores, del correo, de la nube— tienen que estar en un gestor de contraseñas de la empresa, con al menos dos personas que puedan entrar. No en un papel pegado al monitor ni en la cabeza de una sola persona.
Quién tiene acceso a qué
Una tabla simple: cada persona y a qué sistemas entra. Y, sobre todo, quién da los accesos cuando alguien entra a la empresa y quién los quita cuando se va. Las cuentas de quien ya no está son una de las puertas más comunes para un ataque.
Las cuentas de la empresa, a nombre de la empresa
El dominio, el hosting, el servicio de internet, las licencias, la nube: todo a nombre de la empresa, con un correo de la empresa y con sus fechas de vencimiento anotadas. Un dominio vencido, o registrado a nombre de un ex proveedor, puede dejar a la empresa sin correo de un día para el otro.
El acceso desde afuera
Si se puede entrar a los sistemas desde fuera de la oficina, anotá cómo: VPN, escritorio remoto, aplicaciones en la nube. Y con qué protección: el doble factor de autenticación tendría que estar activado en todo lo que lo permita. El acceso remoto es por donde entra la mayoría de los ataques.
Los datos
Dónde viven
Hacé la lista de los datos importantes y dónde está cada uno: el sistema de gestión, las carpetas compartidas, la nube, el correo. Prestá atención a lo que vive en una sola computadora: se pierde con ella.
Los respaldos: qué, cada cuánto y dónde
Para cada dato importante: si se respalda, cada cuánto y dónde queda la copia. Una regla simple que funciona es la del 3-2-1: tres copias de los datos, en dos soportes distintos, y una de ellas fuera de la oficina.
Un respaldo guardado en el mismo lugar que el original no sobrevive al mismo problema: un incendio, un robo o un ataque que cifra todo lo que encuentra.
Probá restaurar
Anotá cuándo se probó restaurar un respaldo por última vez, y probalo cada tanto. Un respaldo que nunca se restauró es una esperanza, no un respaldo: recién se sabe si sirve el día que hace falta.
Las aplicaciones de las que dependés
El sistema de gestión, la facturación, el correo, lo que sea que la operación necesita para funcionar. Para cada una: quién la mantiene, cómo se lo contacta y qué se frena si se cae.
Cuando algo falla
A quién se llama
Una lista corta, a mano y también impresa: para internet, el proveedor y el número de cliente; para los equipos, el técnico o la empresa que los mantiene; para cada aplicación, su soporte. En medio de una caída nadie tiene tiempo de buscar un contacto.
Los pasos para lo más común
Se cayó internet, no anda el correo, se rompió una computadora, alguien recibió un correo sospechoso. Para cada caso, tres o cuatro pasos escritos. Lo simple lo resuelve cualquiera si está escrito, y lo que no se puede resolver se escala más rápido.
Quién lo mantiene al día
Un inventario viejo es casi tan peligroso como no tenerlo, porque genera confianza en datos que ya no son ciertos. Definí una persona responsable, revisalo cada tres o seis meses y actualizalo cada vez que entra o sale un equipo o una persona.
La lista, en una página
Los equipos
- Un listado de todos los equipos, con quién los usa y dónde están.
- La red dibujada: qué se conecta con qué.
- Antigüedad y garantía de lo crítico.
- Qué pasa si se corta la luz o internet.
Los accesos
- Las contraseñas de administración en un gestor, con al menos dos personas.
- Quién tiene acceso a qué, y quién lo da y lo quita.
- Dominio, internet, licencias y nube a nombre de la empresa, con vencimientos.
- Cómo se entra desde afuera, con doble factor.
Los datos
- Dónde vive cada dato importante.
- Qué se respalda, cada cuánto y dónde: tres copias, dos soportes, una afuera.
- Cuándo se probó restaurar por última vez.
- Las aplicaciones de las que depende la operación, y quién las mantiene.
Cuando algo falla
- A quién se llama para cada cosa, con los números a mano.
- Los pasos para los problemas más comunes.
- Quién mantiene este inventario, y cada cuánto se revisa.
Armarlo la primera vez lleva trabajo; mantenerlo, muy poco. Si preferís que lo relevemos nosotros, te lo dejamos completo, documentado y listo para que lo use tu equipo: contanos cómo está tu red.